Automatizando una ciudad con ArcGIS Workforce

Publicado el 5 diciembre, 2023

El huracán Ian azotó la costa de Florida en septiembre de 2022, devastando comunidades y causando daños por más de $17 mil millones en varios condados. La ciudad de Sarasota no fue una excepción, ya que los árboles caídos impidieron el trabajo de los servicios de emergencia inmediatamente después de la tormenta. Solo el Departamento de Parques y Recreación de Sarasota tuvo que abordar más de 300 órdenes de trabajo individuales relacionadas con la respuesta a emergencias.

Afortunadamente, a partir de 2019, la ciudad había comenzado a sentar las bases para un sistema de procesamiento de órdenes de trabajo a través de ArcGIS Workforce (una aplicación móvil diseñada para coordinar el trabajo de campo) que resultaría fundamental en la respuesta al huracán Ian.

«Pudimos tomar el mapa de la ciudad y dividirlo en zonas para los líderes de nuestro equipo», dijo John Kretzer, gerente de operaciones paisajísticas del Departamento de Parques y Recreación de Sarasota. “Hacemos el primer esfuerzo de limpieza después de la tormenta, así que limpiamos las carreteras para asegurarnos de que sean transitables para los vehículos de emergencia. El centro de operaciones de emergencia comenzó a recibir llamadas sobre dónde había árboles caídos bloqueando las carreteras, y pudimos ingresar y asignarlas a líderes de equipo específicos según el mapa, con una capa separada para las órdenes de trabajo asociadas”.

Incluso después de que terminó la respuesta inicial a la tormenta, los beneficios de administrar activos con ArcGIS Workforce quedaron claros, explicó Larry Favor, supervisor del Departamento de Parques y Recreación de Sarasota.

“A medida que reparamos, reemplazamos o agregamos cosas nuevas a las instalaciones que poseemos, las cargamos en nuestra base de datos GIS que muestra dónde están, en qué condiciones se encontraban cuando se instalaron y cuál es la vida útil esperada» dijo. «Cuando llega una tormenta, tenemos un registro de lo que perdimos».

Si bien la respuesta al huracán Ian puede ser la demostración más dramática del beneficio de la aplicación ArcGIS Workforce para la ciudad, ésta ha influenciado a múltiples gerencias antes y después de la tormenta al establecer un sistema simplificado de comunicación y mantenimiento de registros en obras públicas, parques y recreación, y otros lugares.

ArcGIS Workforce ahorra sistemáticamente tiempo y dinero en varias gerencias de la ciudad.

«La cantidad de tiempo ahorrado por el personal es significativa», dijo William Rockwell, coordinador GIS de la ciudad de Sarasota. «Calculo que ahorramos más de 8.000 horas al año utilizando Workforce».

Con su capacidad de integrarse con otros softwares ArcGIS como ArcGIS Dashboards, ArcGIS Survey123 y ArcGIS Experience Builder (que la ciudad utiliza para crear páginas de destino para despachadores y gerentes), la adopción de ArcGIS Workforce ha sido transformadora para la ciudad de Sarasota.

La difusión de la eficiencia

Aunque Sarasota, una ciudad en crecimiento que actualmente alberga a más de 56.000 residentes y 2,3 millones de turistas adicionales, comenzó su transición a un sistema ArcGIS Online basado en la nube para el procesamiento de órdenes de trabajo en 2019. Los confinamientos por la COVID-19 aceleraron el proyecto. 

«La creciente demanda de servicios puso a prueba nuestro proceso tradicional de gestión de órdenes de trabajo», dijo Rockwell. «Anteriormente, cuando llegaba una solicitud, se anotaba o se imprimía un correo electrónico, y se entregaba a alguien para que lo completara; sin datos, sin análisis».

«Casi todo lo que hacemos es mediante orden de trabajo», añadió Kretzer. «Hacemos un seguimiento de todo lo que se hace y tenemos muchas órdenes de trabajo público que llegan, por lo que el no tener una manera eficiente de hacerlo era perjudicial».

Incluso antes de la pandemia, era esencial que los equipos de campo pudieran completar sus tareas de forma remota, señaló Kretzer.

“Uno de mis objetivos era que todo mi personal estuviera en línea”, dijo. «Si se recibiera una orden de trabajo, podríamos distribuirla de inmediato y ellos podrían reconocer el hecho de que recibieron una orden de trabajo».

Desde entonces, ArcGIS Workforce se ha convertido en un elemento central de todo el proceso de gestión de solicitudes de servicios públicos e internos de Sarasota.

«Era una elección obvia optar por Workforce», dijo Rockwell. “Es compatible con dispositivos móviles, proporciona una fácil integración con otros softwares ArcGIS y puede utilizar tableros para mostrar datos en tiempo real; esto es, literalmente, un punto de inflexión para nosotros. Les mostré a los administradores de la ciudad todas las cosas que Workforce podía hacer, y quedaron impresionados con su funcionalidad y el hecho de que era parte de nuestro ELA existente”.

Obras Públicas pudo integrar ArcGIS Dashboards sin problemas en su implementación de ArcGIS Workforce.

La integración con otros softwares ArcGIS en particular ha resultado útil para abordar muchas de las necesidades de la ciudad.

«Una de las cosas más importantes que pudimos hacer es utilizar una combinación de software GIS para crear algo que funcione como gestión de activos», dijo Kretzer. “Vamos a los parques e identificamos cada activo, le tomamos una fotografía, le asignamos un número y le damos una ubicación. Hacemos todo lo que se haría para la gestión de activos y cada vez que tenemos una orden de trabajo, podemos hacer referencia a eso en particular en ArcGIS Workforce”.

ArcGIS Survey123, por ejemplo, se utiliza para recopilar datos de campo y crear asignaciones sobre la marcha. También permitió a la ciudad pasar de las hojas de tiempo en papel al mantenimiento de registros digitales, y brinda la capacidad de capturar los costos de mano de obra, equipos y materiales. Además, los análisis de costos ahora se pueden mostrar en tableros creados con ArcGIS Dashboards.

«Los tableros de control son la forma en que los gerentes mantienen el pulso de miles de órdenes de trabajo que se crean y cierran cada año», dice Rockwell. “Durante los primeros dos años de nuestro flujo de trabajo de ArcGIS Online, se crearon 23.776 asignaciones de Workforce en 6 proyectos de Workforce. Nuestra implementación actual de Workforce utiliza 67 tableros”.

Mejor para la ciudad y para el público

El principal desafío institucional al implementar el sistema fue lograr que el personal de campo comprendiera la importancia de cambiar la forma en que se documentaban sus asignaciones de trabajo, pasando de notas escritas y órdenes de trabajo a usar un smartphone con aplicaciones.

“Una vez que pude mostrarle al personal de campo cómo el uso de Workforce (y los smartphones en general) los iba a ayudar en sus trabajos, así como en su vida cotidiana, fue sorprendente verlos pasar de ser reacios a entusiasmados”, dijo Rockwell.

Además, la implementación de Workforce de cara al público de Sarasota permite a los residentes enviar solicitudes de servicios y recibir confirmaciones por correo electrónico, así como correos de cierre de tickets como respuesta. La encuesta de satisfacción distribuida por la ciudad indica que el público está muy contento con su nuevo método de comunicación con el gobierno local de Sarasota.

La ciudad de Sarasota puede recibir comentarios de los residentes a través de un tablero de satisfacción pública.

«Los análisis proporcionados a través de tableros, o la opción más detallada usando SQL, otorgan métricas precisas y oportunas, que antes tenían que obtenerse estudiando montones de papel», dijo Rockwell. «Además, hemos ampliado nuestros servicios, permitiendo a nuestros residentes enviar solicitudes con comunicaciones de circuito cerrado completo, que permiten a la ciudad responder mejor a las necesidades”.

El Departamento de Parques y Recreación implementó ArcGIS Workforce por primera vez en 2019. Su difusión ha sido orgánica y transformadora para el personal municipal de la ciudad y, en última instancia, respaldó los flujos de trabajo para una variedad de actividades de campo y permitió a los trabajadores móviles administrar fácilmente sus asignaciones.

«Fue tan exitoso [para el Departamento de Parques y Recreación] que otras seis gerencias de la ciudad, incluidos Servicios Públicos y el Departamento de Policía, lo están utilizando ahora», dijo Rockwell. «Ha influenciado a casi todos los servicios de interfaz pública que brindamos».

Jim Baumann
Benjamin J. Smith

Este artículo originalmente apareció en la edición global de ArcWatch en noviembre de 2023.